Gestión documental · mesa de partes · TUPA
Gestion documental para entidades publicas
Gestión documental · mesa de partes · TUPA
Planes a medida según el tamaño de tu operación.
Qué resuelve GDM
- Mesa de partes virtual 24/7
- Trámite documentario con plazos en días hábiles
- Expedientes con valor probatorio
- Clasificador TUPA asistido por IA
- Exportación para Contraloría
- Firma digital IOFE
Así se ve por dentro
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Detalle de GDM
Gestión documental y mesa de partes virtual para entidades públicas
En una entidad pública el problema rara vez es la falta de documentos: es no saber dónde están. Un expediente que lleva veinte días en un escritorio sin que nadie lo advierta se convierte en un plazo vencido, y el plazo vencido en un reclamo.
GDM da trazabilidad completa al recorrido del documento, desde que entra hasta que se resuelve.
Mesa de partes virtual
El ciudadano presenta su documento en línea, recibe su cargo con número de expediente y fecha cierta, y consulta el estado de su trámite sin acercarse a la entidad. El expediente entra al flujo interno ya digitalizado, sin que nadie lo vuelva a registrar.
Para la entidad significa menos cola en ventanilla y menos consultas telefónicas sobre "en qué va mi trámite".
Procedimientos del TUPA y control de plazos
El sistema se configura con los procedimientos de tu TUPA: requisitos, plazo legal y tipo de silencio administrativo. A partir de ahí controla el cumplimiento conforme a la Ley 27444 del Procedimiento Administrativo General.
Cada expediente muestra cuántos días lleva, cuántos le quedan y en qué unidad orgánica está detenido. Los semáforos hacen visible el retraso antes de que se convierta en silencio positivo.
Clasificación asistida por IA
Buena parte de los expedientes mal derivados vienen de que el ciudadano no identifica bien el procedimiento. El clasificador analiza el contenido del documento y propone el procedimiento TUPA que corresponde, reduciendo el reenvío entre áreas.
Firma digital con valor legal
GDM está preparado para firma digital con certificados acreditados en la IOFE, de modo que el documento firmado tiene valor legal sin necesidad de imprimir. Los flujos de visado y aprobación quedan con su sello de tiempo y su trazabilidad.
Flujos de derivación configurables
- Derivación entre unidades orgánicas con proveído y observaciones.
- Firma y visado en paralelo o en secuencia, según el procedimiento.
- Notificación al administrado en cada hito relevante.
- Archivo del expediente con su índice y su foliación.
Reportes para gestión, no solo para archivo
Carga de trabajo por unidad orgánica, tiempo promedio de atención por procedimiento, expedientes próximos a vencer y cuellos de botella reales. Es la información que permite reasignar personal con criterio en vez de por percepción.
Transparencia y acceso a la información
Las solicitudes de acceso a la información pública tienen su propio flujo con el plazo que fija la norma, y el histórico queda disponible para los reportes de transparencia.
Implementación en la entidad
Configuramos tus procedimientos TUPA, tu estructura de unidades orgánicas y tus flujos de firma. Capacitamos a mesa de partes y a las áreas usuarias, y acompañamos la puesta en marcha del canal virtual de cara al ciudadano.
Preguntas frecuentes
¿GDM funciona como mesa de partes virtual?
Sí. GDM implementa la mesa de partes virtual: el ciudadano presenta su documento en línea, recibe su cargo con número de expediente y fecha cierta, y puede consultar el estado de su trámite sin ir a la entidad.
El expediente entra al flujo interno ya digitalizado, sin volver a registrarlo.
¿Cómo se relaciona con el TUPA y la Ley 27444?
El sistema se configura con los procedimientos de tu TUPA: requisitos, plazos y silencio administrativo. A partir de ahí controla el cumplimiento del plazo de cada expediente conforme a la Ley 27444 del Procedimiento Administrativo General.
El clasificador con IA identifica de qué procedimiento se trata cuando el ciudadano no lo indica bien, que es la causa habitual de expedientes mal derivados.
¿Permite firma digital con certificados de la IOFE?
Sí, está preparado para firma digital con certificados acreditados en la IOFE, de modo que el documento firmado tiene valor legal y no requiere impresión.
Los flujos de visado y aprobación quedan con su sello de tiempo y su trazabilidad completa.
¿Se puede saber en qué escritorio está detenido un expediente?
Sí, y es una de las razones principales para implementarlo. Cada expediente muestra su recorrido completo, cuánto lleva en cada área y quién lo tiene. Los reportes de carga por unidad orgánica muestran dónde está el cuello de botella real.
¿Cuánto tiempo toma implementar un sistema completo?
Depende de la complejidad, pero nuestros tiempos promedio son:
- Sistema básico: 2-3 semanas
- Sistema medio: 4-6 semanas
- Sistema avanzado: 8-12 semanas
Usamos metodología ágil, así que verás entregas funcionales cada 1-2 semanas.
¿Puedo adaptar el sistema a mi forma de trabajar?
En buena medida, sí. Los sistemas traen configuración amplia: catálogos, flujos de aprobación, roles y permisos, plantillas de documentos, precios y reglas de negocio se ajustan sin programar.
Si necesitas algo que no cubre la configuración, lo evaluamos como desarrollo a medida y se cotiza aparte, con alcance y plazo por escrito. Preferimos decirlo así antes que prometer una personalización total que después no se pueda sostener.
¿Qué es exactamente un "Agente de IA" y cómo ayuda a mi negocio?
Un agente de IA es un asistente virtual inteligente que puede ejecutar tareas completas de forma autónoma.
¿Cuánto cuesta desarrollar un sistema a medida?
Suscripción a un sistema de la suite (SaaS): desde S/ 99/mes.
